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GDPdU - Informationen und Wissenswertes
 


Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Der Einsatz von EDV-Systemen und der Wegfall von Papierbelegen zu Gunsten elektronischer Kommunikationsmedien in nahezu allen betrieblichen Bereichen, insbesondere im Bereich der Buchhaltung, erfordert eine digitale Außenprüfung durch die Finanzverwaltung. Durch eine spezielle Prüfsoftware und speziell geschulte Prüfer kann das Finanzamt nun auch komplett digitalisierte Prozesse auf Augenhöhe mit dem Steuerpflichtigen prüfen. Diese Prüfung erfolgt in der Regelumfassender und schneller als die von Unterlagen in Papierform.

Ab wann hat die Finanzverwaltung das Recht elektronisch zuzugreifen?

Nach dem 31.12.2001 archivierte Daten:
Beim unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff ist die maschinelle Auswertbarkeit in Form des Nur-Lesezugriffs sicherzustellen. Im Falle eines Systemwechsels ist es erforderlich, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit für die vor dem Systemwechsel aber nach dem 31.12.2001 archivierten Daten durch das neue oder ein anderes System nicht gewährleistet ist. Bei einer Datenträgerüberlassung finden die GDPdU vollumfänglich Anwendung.

Vor dem 01.01.2002 archivierte Daten:
Keine Wiedereinspielung (Reaktivierung) der Daten in das DV-System, wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre z.B. :

  • fehlende Speicherkapazitäten
  • nochmalige Datenerfassung
  • Wechsel der Hard- oder Software
  • Archivierung außerhalb des aktuellen DV-Systems

Diese Regelung gilt nicht für die Lesbarmachung, die für die gesamte Aufbewahrungsfrist sichergestellt sein muss!

Welche Zugriffsarten gibt es?

Regelung des Zugriffs AO § 147 Abs. 6

herkömmlicher Zugriff (wie bisher, Prüfung der Papierunterlagen)
Z1 - unmittelbar (Prüfer setzt sich selbst ans System)
Z2 - mittelbar (Mitarbeiter führt Prüfung am System nach Anweisungen des Prüfers durch)
Z3 - Datenträgerüberlassung (Prüfer nimmt Daten auf nicht veränderbarem Datenträger zur Prüfung mit)

Wer trägt die Kosten? § 147 Abs. 6 AO

Die Kosten für alle Zugriffsarten trägt der Steuerpflichtige!

Weiterführende Links:

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